Ajans Sözleşmesi: Kapsam Nasıl Yazılır, Nelere Dikkat Edilmeli?

Ajansla yaşanan anlaşmazlıkların çoğu yetenekten çıkmaz. "Bu da dahil sanıyordum"dan çıkar.

Kapsamı net yazılmamış bir anlaşma, iki tarafı da haklı gösteren bir zemin yaratır. Marka fazlasını bekler, ajans sözünü verdiğini teslim ettiğini düşünür ve ilişki üçüncü ayda yorulur.

Bu yazıda ajans sözleşmesinde nelerin yazılı olması gerektiğini, kapsamın nasıl tarif edildiğini, revizyon ve kullanım hakkı gibi en çok atlanan maddeleri ve fesih koşullarını anlatıyoruz. Ajans seçim sürecinin tamamı için şu rehbere da bakabilirsin.

Ajans sözleşmesinde neler olmalı?

Kısa liste, sonra tek tek açıyoruz:

• Kapsam: hangi iş, ne kadar, hangi sıklıkta
• Teslim süreleri ve onay akışı
• Revizyon hakkı sayısı
• Fiyat, ödeme takvimi ve zam koşulu
• Reklam bütçesinin dahil olup olmadığı
• İçeriklerin kullanım hakkı ve mülkiyeti
• Raporlama sıklığı ve içeriği
• Gizlilik ve rakip markalarla çalışma
• Fesih bildirimi ve devir koşulları

Bu dokuzu yazılıysa geri kalanı konuşarak çözülür. Eksikse konuşma pazarlığa döner.

Kapsam nasıl yazılır?

Kapsamı sayıyla yazmak, sıfatla yazmaktan her zaman iyidir.

Kötü kapsam: "Düzenli sosyal medya içeriği üretimi ve hesap yönetimi." İyi kapsam: "Ayda 8 gönderi, 6 reels, 20 hikaye; ayda 1 yarım günlük çekim; Instagram ve TikTok için topluluk yönetimi, hafta içi 09.00-18.00 arası aynı gün yanıt."

İkincisi kimseyi zorlamaz, aksine iki tarafı da korur. Marka ne alacağını bilir, ajans neye göre ekip ayıracağını bilir.

Aynı netlik prodüksiyonda da geçerli: "ürün çekimi" değil, "20 kare, 2 açı, beyaz fon ve kurgulanmış set olarak ikiye bölünmüş, retouch dahil". Prodüksiyon kapsamının kalemleri ayrı bir yazının konusu.

Kapsam dışı neyse o da yazılmalı

İyi sözleşmeler neyin dahil olmadığını da söyler. Reklam bütçesi, stok görsel lisansı, oyuncu ücreti, mekan kirası, matbaa, alan adı ve hosting; bunlar çoğu zaman kapsam dışıdır ama yazılmazsa dahil sanılır.

Revizyon hakkı kaç olmalı?

Sektörde yaygın uygulama tasarım işlerinde iki, video işlerinde bir ile iki tur arasıdır. Sayı kadar önemli olan turun tanımıdır.

Bir revizyon turu, tek seferde toplanmış geri bildirim demektir. Beş kişiden beş ayrı mesajla gelen geri bildirim tek tur sayılmaz; ajans tarafında bu beş tur gibi çalışır. Sözleşmeye "geri bildirimler tek dosyada, tek seferde iletilir" cümlesini koymak iki tarafı da rahatlatır.

Konsept değişikliği revizyon değildir. Onaylanmış bir yönden dönmek yeni iştir ve ayrıca fiyatlanır. Bunun yazılı olması, o an tartışma çıkmasını önler.

Kullanım hakkı ve mülkiyet

En çok atlanan ve en pahalıya patlayan madde budur.

Teslim edilen içeriklerin mülkiyeti kimde? Genel uygulama, ödeme tamamlandığında kullanım hakkının markaya geçmesidir. Ama "kullanım hakkı" ile "tüm haklar" farklıdır; ajansın işi portföyünde gösterme hakkı genelde saklı kalır ve bu normaldir.

Kaynak dosyalar dahil mi? Tasarımın açılabilir dosyası, videonun proje dosyası, ham çekim kareleri. Bunlar çoğu zaman ayrıca konuşulur; sonradan istemek pazarlığa döner.

Kreatör ve oyuncu hakları ayrı bir başlıktır. UGC işlerinde kreatörle yapılan anlaşma süre ve mecra ile sınırlıdır. Süre dolduğunda en iyi performans veren videonu yayından kaldırmak zorunda kalırsın. Hangi videonun hangi mecrada ne kadar kullanılacağı çekimden önce yazılmalıdır.

Stok görsel ve müzik lisansları kimin adına alınıyor? Ajans adına alınan bir lisans, ilişki bittiğinde markayla devam etmeyebilir.

Reklam bütçesi dahil mi?

Ajans ücreti ile reklam bütçesi ayrı kalemlerdir ve sözleşmede ayrı görünmelidir.

Üç yaygın model var:

• Sabit yönetim ücreti. Bütçe ne olursa olsun aylık ücret sabittir. Öngörülebilir, küçük ve orta bütçelerde yaygın.
• Bütçe yüzdesi. Reklam harcamasının belli bir oranı. Büyük bütçelerde görülür; bütçe arttıkça ajans geliri artar, bu da bir teşvik sorunu yaratabilir.
• Karma. Taban ücret artı belli bir eşiğin üstünde yüzde.

Hangisi olursa olsun, reklam bütçesinin kimin hesabından harcandığı yazılmalıdır. Marka kendi hesabından harcıyorsa şeffaflık yüksektir; ajans hesabından geçiyorsa fatura ve raporlama düzeni ayrıca tarif edilmelidir.

Raporlama

"Aylık rapor verilir" cümlesi tek başına bir şey ifade etmez. İyi bir madde şunu söyler: hangi metrikler, hangi sıklıkta, hangi formatta.

Anlamlı metrikler markanın hedefine bağlıdır: erişim ve etkileşim bilinirlik için, tıklama ve dönüşüm satış için. Beğeni sayısı tek başına hiçbir şey söylemez.

Bir de toplantı ritmi: aylık değerlendirme mi, iki haftada bir mi. Yazılı olduğunda kimse "neden haber alamıyorum" demez.

Süre, fesih ve devir

Sözleşme süresi genelde 6 veya 12 aydır. İlk kez çalışacağın bir ajansla 3 aylık başlangıç iki taraf için de sağlıklı bir test penceresidir.

Fesih bildirimi çoğu sözleşmede 30 gündür. Bu süre ajansın ekip planlaması, markanın da devir hazırlığı için gereklidir.

Devir maddesi en çok atlanan kısımdır. İlişki bittiğinde ne teslim edilecek? Hesap erişimleri, reklam hesabı yönetimi, tasarım dosyaları, içerik arşivi, alan adı ve hosting bilgileri. Bunlar yazılı değilse ayrılık gereksiz yere uzar.

Gizlilik ve rakip markalar

Gizlilik maddesi standarttır ve iki yönlü olmalıdır: ajans markanın verisini korur, marka da ajansın yöntem ve fiyatlandırmasını üçüncü tarafla paylaşmaz.

Rakip markalarla çalışmama şartı ise dikkatli yazılmalıdır. Çok geniş tanımlanırsa ajans için kabul edilemez olur; hiç yazılmazsa marka rahatsız olur. Yaygın çözüm, sektörü değil doğrudan rakip listesini yazmaktır.

Sık sorulan sorular

Ajans sözleşmesi olmadan çalışılır mı? Küçük ve tek seferlik işlerde teklif ve onay yazışması yeterli olabilir. Sürekli çalışmada sözleşmesiz ilerlemek iki tarafı da korumasız bırakır.

Yıllık sözleşme şart mı? Şart değil ama yaygın. Ajans tarafında ekip planlaması, marka tarafında fiyat sabitleme avantajı sağlar.

Fiyat yıl içinde artabilir mi? Sözleşmede zam koşulu yazılıysa evet. Genelde yıllık ya da enflasyona bağlı bir madde konur. Yazılı değilse tartışma çıkar.

Ajans işimizi portföyünde gösterebilir mi? Genel uygulama evet, aksi yazılmadıkça. Gizlilik gerektiren işlerde bu hakkın sınırlandırılması sözleşmeye ayrıca yazılır.

Sözleşme bitince içerikler bende kalır mı? Ödemesi yapılmış ve kapsamda teslim edilmiş içeriklerde evet. Kaynak dosyalar ve üçüncü taraf lisansları ayrı konudur, o yüzden baştan yazılmalıdır.

Kapsamı baştan netleştirelim

Gesethra'da teklif aşamasında kapsamı kalem kalem yazıyoruz: kaç içerik, kaç çekim, hangi platform, hangi revizyon hakkı. Amaç sürpriz bırakmamak; hem senin hem bizim için.

Markan için nasıl bir kapsam çıkar, oturup konuşalım.